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Microsoft Cloud

Die Power der Automatisierung

E-Mail-Automatisierung mit Microsoft PowerAutomate

Wenn Sie einen gewissen Anteil Büroarbeit in Ihrem Alltag haben, dann kennen Sie das: Immer wieder die gleichen Klicks. In der Produktion werden mehr und mehr Arbeitsschritte automatisiert, doch im Büro ist dieser Trend noch nicht in der Form angekommen. Es gibt Lösungen, die Ihre Schritte im ERP-System automatisieren, es gibt CRM-Tools oder automatisierte Formulare. Aber muss es immer ein solch komplizierter Ansatz sein?

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Das Problem – E-Mail-Flut

Mit wenigen Mitarbeitenden muss bei uns jede*r alles machen. In einem Moment hilft man Kollegen den Drucker einzurichten, im nächsten Moment schließt man Verträge mit Kunden oder Dienstleistern ab. Das meiste läuft per E-Mail, gerade wenn es um Externe geht. Und ich lasse mich ständig von E-Mails ablenken. Eigentlich sollte ich an einem Projekt arbeiten, aber ich kann noch schnell die Anfrage der wichtigen Kundin beantworten.

Ich möchte fokussierter arbeiten. Dafür sollen meine E-Mails automatisch als „gelesen“ markiert und in einen Unterordner „bearbeiten“ des Posteingangs verschoben werden. Wenn ich mein E-Mail-Programm Outlook dann geöffnet habe, um im Rahmen meiner fokussierten Arbeit eine E-Mail zu schreiben, dann können mich die unbearbeiteten E-Mails nicht mehr ablenken. Diese lese ich dann fokussiert zu mehreren festgelegten Zeiten am Tag. Wer sofort eine Antwort von mir haben muss, der wird mich anrufen.

Es gibt seit langem schon „Regeln“ in Outlook und anderen E-Mail-Clients. Mit Regeln kann man das beschriebene Problem lösen. Allerdings klappt das dann eventuell nur auf dem Gerät, auf dem ich es eingerichtet habe und auch nur wenn Outlook geöffnet ist.

Flow einrichten

1.) Loggen Sie sich in Ihrem Microsoft 365-Konto ein. Das geht zum Beispiel unter office.com.
2.) Wählen Sie auf der linken Seite die App „PowerAutomate“.

3.) Wählen Sie „+ Erstellen“.

4.) Wählen Sie „Automatisierter Cloud-Flow“.

5.) Vergeben Sie einen sprechenden Flownamen. Suchen Sie im Feld „Flowtrigger auswählen“ nach „mail“ und wählen Sie „Bei Eingang einer neuen E-Mail (V3)“ aus. Klicken Sie dann auf „Erstellen“.

6.) Wählen Sie „+ Neuer Schritt“.

7.) Suchen Sie nach „mail“ und wählen Sie „Als gelesen oder ungelesen markieren (V3)“.

8.) Klicken Sie in das Feld „Nachrichten-ID“. Im Kontextfeld suchen Sie nach „ID“ und wählen „Nachrichten-ID“.

9.) Klicken Sie in das Feld „markieren als“ und wählen Sie „ja“.

10.) Klicken Sie auf „+ Nächster Schritt“, geben Sie im Suchfeld „verschieben“ ein und wählen Sie „E-Mail verschieben (V2)“.

11.) Klicken Sie in das Feld „Nachrichten-ID“. Im Kontextfeld suchen Sie nach „ID“ und wählen „Nachrichten-ID“. Klicken Sie im Feld „Ordner“ auf das Ordnersymbol rechts. Wählen Sie in der Dateistruktur Ihres E-Mail-Postfachs den Zielordner, in dem die E-Mail abgelegt werden soll.

12.)

Speichern Sie den Flow. Sie erhalten eine Meldung, dass Sie den Flow testen sollen. Andere Arten von Flows kann PowerAutomate automatisiert testen. Hier wird aber der Trigger benötigt, sodass Sie am einfachsten eine E-Mail an sich selbst schreiben.
Nachdem Sie dies getan haben, können Sie das Ergebnis in Outlook sehen. Die E-Mail ist im anderen Ordner.
Wenn Sie unter „Meine Flows“ den Flow auswählen, dann sehen Sie auf der Übersichtsseite ebenfalls die erfolgreichen Ausführungen und gegebenenfalls Fehlermeldungen.

Was brauche ich dafür?

Flow und PowerAutomate sind Dienste, die Microsoft als Cloud-Services anbietet. Wir nutzen das gesamte Microsoft 365-Paket für unsere geschäftlichen E-Mails, für unsere Dateiablage mit OneDrive und SharePoint, für Videokonferenzen in Teams, Microsoft Office auf bis zu fünf Geräten und eben für die Geschäftsprozessautomatisierung. Pro Benutzer und Monat zahlen wir netto 10,50€. Beginnen kann man schon deutlich unter 5€ und für gemeinnützige Organisationen bietet Microsoft seine Dienste auch komplett kostenfrei an.

Als Microsoft Partner für Cloud-Lösungen beraten wir bei der Auswahl, Bestellung und Abrechnung von Lizenzen. Bei Bedarf bieten wir Unterstützung bei der Einrichtung und Weiterentwicklung der Cloud-Lösungen und stehen bei Problemen zur Verfügung.

Kontaktieren Sie uns.