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Microsoft Cloud

Die Power der Automatisierung

E-Mail-Automatisierung mit Microsoft PowerAutomate

Wenn Sie einen gewissen Anteil Büroarbeit in Ihrem Alltag haben, dann kennen Sie das: Immer wieder die gleichen Klicks. In der Produktion werden mehr und mehr Arbeitsschritte automatisiert, doch im Büro ist dieser Trend noch nicht in der Form angekommen. Es gibt Lösungen, die Ihre Schritte im ERP-System automatisieren, es gibt CRM-Tools oder automatisierte Formulare. Aber muss es immer ein solch komplizierter Ansatz sein?

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Das Problem – E-Mail-Flut

Mit wenigen Mitarbeitenden muss bei uns jede*r alles machen. In einem Moment hilft man Kollegen den Drucker einzurichten, im nächsten Moment schließt man Verträge mit Kunden oder Dienstleistern ab. Das meiste läuft per E-Mail, gerade wenn es um Externe geht. Und ich lasse mich ständig von E-Mails ablenken. Eigentlich sollte ich an einem Projekt arbeiten, aber ich kann noch schnell die Anfrage der wichtigen Kundin beantworten.

Ich möchte fokussierter arbeiten. Dafür sollen meine E-Mails automatisch als „gelesen“ markiert und in einen Unterordner „bearbeiten“ des Posteingangs verschoben werden. Wenn ich mein E-Mail-Programm Outlook dann geöffnet habe, um im Rahmen meiner fokussierten Arbeit eine E-Mail zu schreiben, dann können mich die unbearbeiteten E-Mails nicht mehr ablenken. Diese lese ich dann fokussiert zu mehreren festgelegten Zeiten am Tag. Wer sofort eine Antwort von mir haben muss, der wird mich anrufen.

Es gibt seit langem schon „Regeln“ in Outlook und anderen E-Mail-Clients. Mit Regeln kann man das beschriebene Problem lösen. Allerdings klappt das dann eventuell nur auf dem Gerät, auf dem ich es eingerichtet habe und auch nur wenn Outlook geöffnet ist.

Flow einrichten

1.) Loggen Sie sich in Ihrem Microsoft 365-Konto ein. Das geht zum Beispiel unter office.com.
2.) Wählen Sie auf der linken Seite die App „PowerAutomate“.

3.) Wählen Sie „+ Erstellen“.

4.) Wählen Sie „Automatisierter Cloud-Flow“.

5.) Vergeben Sie einen sprechenden Flownamen. Suchen Sie im Feld „Flowtrigger auswählen“ nach „mail“ und wählen Sie „Bei Eingang einer neuen E-Mail (V3)“ aus. Klicken Sie dann auf „Erstellen“.

6.) Wählen Sie „+ Neuer Schritt“.

7.) Suchen Sie nach „mail“ und wählen Sie „Als gelesen oder ungelesen markieren (V3)“.

8.) Klicken Sie in das Feld „Nachrichten-ID“. Im Kontextfeld suchen Sie nach „ID“ und wählen „Nachrichten-ID“.

9.) Klicken Sie in das Feld „markieren als“ und wählen Sie „ja“.

10.) Klicken Sie auf „+ Nächster Schritt“, geben Sie im Suchfeld „verschieben“ ein und wählen Sie „E-Mail verschieben (V2)“.

11.) Klicken Sie in das Feld „Nachrichten-ID“. Im Kontextfeld suchen Sie nach „ID“ und wählen „Nachrichten-ID“. Klicken Sie im Feld „Ordner“ auf das Ordnersymbol rechts. Wählen Sie in der Dateistruktur Ihres E-Mail-Postfachs den Zielordner, in dem die E-Mail abgelegt werden soll.

12.)

Speichern Sie den Flow. Sie erhalten eine Meldung, dass Sie den Flow testen sollen. Andere Arten von Flows kann PowerAutomate automatisiert testen. Hier wird aber der Trigger benötigt, sodass Sie am einfachsten eine E-Mail an sich selbst schreiben.
Nachdem Sie dies getan haben, können Sie das Ergebnis in Outlook sehen. Die E-Mail ist im anderen Ordner.
Wenn Sie unter „Meine Flows“ den Flow auswählen, dann sehen Sie auf der Übersichtsseite ebenfalls die erfolgreichen Ausführungen und gegebenenfalls Fehlermeldungen.

Was brauche ich dafür?

Flow und PowerAutomate sind Dienste, die Microsoft als Cloud-Services anbietet. Wir nutzen das gesamte Microsoft 365-Paket für unsere geschäftlichen E-Mails, für unsere Dateiablage mit OneDrive und SharePoint, für Videokonferenzen in Teams, Microsoft Office auf bis zu fünf Geräten und eben für die Geschäftsprozessautomatisierung. Pro Benutzer und Monat zahlen wir netto 10,50€. Beginnen kann man schon deutlich unter 5€ und für gemeinnützige Organisationen bietet Microsoft seine Dienste auch komplett kostenfrei an.

Als Microsoft Partner für Cloud-Lösungen beraten wir bei der Auswahl, Bestellung und Abrechnung von Lizenzen. Bei Bedarf bieten wir Unterstützung bei der Einrichtung und Weiterentwicklung der Cloud-Lösungen und stehen bei Problemen zur Verfügung.

Kontaktieren Sie uns.

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Professionelle Telefonie mit einer virtuellen Telefonanlage

Lösung für Neugründungen, Startups und small business

Warum die Telekom?

Unsere eher negativen Erfahrungen mit der Telekom sind zahlreich. Dennoch hat uns das Zusammenspiel aus Infrastruktur (VDSL und Mobilfunk), virtueller Telefonanlage und Anpassbarkeit der Verträge überzeugt.

Unsere Lösung

KurzbeschreibungPreis
CompanyFlex Flat (virtuelle Telefonanlage)
Im Grundpaket enthalten: zwei parallele Gesprächskanäle inklusive Flatrate
für Festnetz-Gespräche innerhalb Deutschlands und in 18 weitere
Länder. Sekundengenaue Abrechnung bei allen anderen Gesprächen.
Mindestvertragslaufzeit 24 Monate, Kündigungsfrist 1 Monat, automatische
Verlängerung um jeweils 12 Monate bei Nichtkündigung.
1x 26,00€ netto im Monat
Zusätzliche parallele Gesprächskanäle inklusive Flatrate für Festnetz-Gespräche
innerhalb Deutschlands sowie in 18 weitere Länder. Gespräche
außerhalb der Flat werden sekundengenau abgerechnet.
Anzahl: 2
Mindestvertragslaufzeit 1 Monat, Kündigungsfrist 6 Werktage (Mo-Fr)
1x 33,90€ netto im Monat
CompanyFlex Complete
Standortprodukt mit durchwahlfähigem Rufnummernblock, IP-Anschluss
inklusive Internet-Flat für die Nutzung einer cloudbasierten
Telefonanlage oder einer Telefonanlage am Standort. Eine feste IP-Adresse
kann bei Bedarf aktiviert werden.
1x 28,95€ netto im Monat
Geschwindigkeit Internet-Zugang VDSL 1001x 9,95€ netto im Monat
Cloud PBX Arbeitsplatz
• 3 Arbeitsplätze
• 1 Gruppen-Voicemail
4x 2,95€ netto im Monat
MagentaEINS Business Integration1x 0,00€ netto im Monat
Business Mobil S (Flatrate + 6GB Datenvolumen)1x 31,72€ netto im Monat
Mobile Client1x 1,95€ netto im Monat
Gruppenfunktion2x 2,95€ im Monat
Router Lancom R883+430€ netto einmalig
Mobiltelefon
(zum Beispiel Apple iPhone SE 64GB oder Samsung Galaxy A32 5G Enterprise Edition)
ca. 300€ bis 400€ netto einmalig
Bereitstellungs- und Technikerkosten240,29€ netto einmalig
Summe unserer einmaligen Kosten970,29€ netto
Summe unserer monatlichen Kosten150,17€ netto

Ihr eigenes Szenario können Sie im CompanyFlex-Konfigurator durchspielen.


Benötigen Sie Hilfe bei der Auswahl oder Einrichtung?


MagentaEINS Business Integration

Der für uns zentrale Vorteil ist die Integration des Mobilfunks in die virtuelle Telefonanlage. Das Smartphone kann sich wie ein Festnetz-Telefon des Arbeitsplatzes verhalten.

  • Kostenfreie interne Telefonie
  • Anzeige der Festnetz-Telefonnummer
  • Vollumfängliche integrierte Anrufsteuerung für Mobil- und Festnetz-Nummer
  • Durchgängig korrekte Anzeige im Besetztlampenfeld auch bei Nutzung der Mobilfunk-Nummer
  • Unterbrechungsfreie Gesprächsübergabe vom / zum Smartphone

Um diese vollständige Integration in die virtuelle Telefonanlage zu nutzen, sind bestimmte Mobilfunktarife der Telekom notwendig.

Für die Funktionen wird das Mobilfunknetz genutzt. Auch bei schlechten Datenverbindungen über 5G/LTE oder WLAN bleibt die Sprachqualität hoch.

Mobile Client

Auch mit den iOS- und Android-Apps lassen sich die Funktionen der virtuellen Telefonanlage nutzen.

Eingehende Anrufe können an eine Mobilfunknummer weitergeleitet werden.

Wenn für ausgehende Anrufe die Festnetznummer genutzt werden soll, kann die Call-Back-Funktion genutzt werden. Hierbei ruft die virtuelle Telefonanlage das Smartphone der Mitarbeitenden an und baut dann einen Verbindung zur Zielrufnummer auf.

Wenn diese Telefonate nicht durch eine Flatrate gedeckt sind, fallen zusätzliche Kosten an.

Unsere Entscheidung für die Mobilfunk Integration

Wir benötigen uneingeschränkt mobile Arbeitsplätze. Angerufene sollen nicht wissen von wo und mit welchem Endgerät wir sie anrufen. Mitarbeitende sollen sich keine Gedanken machen, wie sie die unterschiedlichen Endgeräte bedienen.

Für komplexe Telefonie mit Weiterleiten, Halten, Konferenzen nutzen wir den Desktop-Client oder ein integriertes Tischgerät.

Für spontane Telefonate und durchgängige Erreichbarkeit kann das integrierte Mobiltelefon genutzt werden.

Mobile Endgeräte kaufen vs. mieten

Flatrate mit Top-Smartphone und eine Zuzahlung von nur wenigen hundert Euro. Diese Werbebotschaft begegnet uns regelmäßig. Für uns haben wir errechnet, dass die Miete der mobilen Endgeräte über die Mindestlaufzeit der Verträge nur geringfügig günstiger ist. In der Vergangenheit haben wir die Erfahrung gemacht, dass nach zwei Jahren keine grundlegende Verbesserung des Tarifs zu erwarten ist. Auch können wir die Endgeräte mit unseren geringen Anforderungen deutlich länger als zwei Jahre nutzen. Nicht zuletzt aus Gründen der Nachhaltigkeit tauschen wir die mobilen Endgeräte nicht in dieser hohen Frequenz.

Somit haben wir uns für den Kauf der mobilen Endgeräte entschieden. Das erhöht die einmaligen, senkt aber die wiederkehrenden Kosten.

Zusammenfassung

Vorteile

  • Festnetz-Telefonie von überall
  • Durchgängige Durchwahlen
  • Telefonanlage mit
    • Zeitsteuerung
    • Ansagen
    • Warteschleife
    • Rufgruppen
    • Parallelem Klingeln von mehreren Endgeräten (Desktop + Mobil)
  • Internetanschluss inklusive
    • Feste IP-Adresse
    • VPN möglich
  • Professioneller Router
    • Konfigurierbare Firewall
    • Weiterleitung der Anschlüsse der virtuellen Telefonanlage an analoge Anschlüsse
    • Einfaches Backup der Konfiguration
    • Möglichkeit zur Fernwartung
  • Mobilfunk inklusive
    • Kann auch zur privaten Nutzung überlassen werden
  • Erweiterbarer Rufnummernblock, wenn das Unternehmen oder die Anforderungen wachsen
  • Business-Betreuung bei der Telekom

Nachteile

  • hohe Kosten verglichen mit Privatanschlüssen
  • Einrichtung benötigt Einarbeitung oder Unterstützung
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Teilnehmen an einer Microsoft-Teams Besprechung aus Outlook

1.) Öffnen Sie den automatisch in Outlook erstellten Termin und klicken Sie in der Terminbeschreibung auf „Hier klicken, um der Besprechung beizutreten“.

2.) Es öffnet sich die Teams-Applikation auf Ihrem Gerät. Wählen Sie Ihre Einstellungen und klicken Sie auf „Jetzt teilnehmen“.

3.) Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne unter 0221 999 880 60 oder unter mail@cpi.koeln.

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Planen einer Onlinebesprechung mit Microsoft Teams

Microsoft Teams ist optimal dafür geeignet Onlinebesprechungen mit Teilnehmern des eigenen Unternehmens und auch mit externen Teilnehmern durchzuführen.

1.) Öffnen Sie Microsoft Teams und wählen Sie den Kalender.

2.) Wählen Sie oben rechts in der Ecke „+ Neue Besprechung“.

3.) Tragen Sie die Details der Besprechung ein

  1. Fügen Sie den Titel hinzu
  2. Fügen Sie die Teilnehmer hinzu. Mitglieder der Organisation werden beim Tippen des Namens angezeigt. Externe Teilnehmer tragen Sie mit der vollständigen E-Mail-Adresse ein. Sie selber sind automatisch Organisator und somit Teilnehmer.
  3. Wenn die Besprechung sich wiederholt, legen Sie den Rhythmus fest.
  4. Tragen Sie weitere Details ein.

4.) Alle Teilnehmer erhalten eine Kalendereinladung, sowohl in Teams als auch in Outlook.

5.) Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne unter 0221 999 880 60 oder unter mail@cpi.koeln.

Lesen Sie auch unseren Artikel zur Teinahme an Onlinebesprechungen in Microsoft Teams.

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Teilnehmen an einer Onlinebesprechung in Microsoft Teams

1.) Öffnen Sie Microsoft Teams und wählen Sie den Kalender.

2.) Klicken Sie auf den Termin und wählen Sie „Teilnehmen“.

3.) Wählen Sie Ihre Einstellungen und klicken Sie auf „Jetzt teilnehmen“.

4.) Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne unter 0221 999 880 60 oder unter mail@cpi.koeln.

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Scannen im Homeoffice mit Microsoft 365

Immer wieder merken wir im Büroalltag, dass viele Abläufe noch nicht voll digital und smart sind. Bei manchen Bestellungen werden vom Anbieter oder Lieferanten eine eigenhändige Unterschrift und teilweise sogar ein Stempel verlangt. Da viele von Ihnen aber gerade von zu Hause arbeiten, steht nicht immer ein hochauflösender Scanner bereit. Die in Microsoft365 enthaltene Applikation Microsoft Lens ermöglicht es einfach und intuitiv ein mobiles Gerät als Scanner zu verwenden. Wir zeigen Ihnen wie das geht.

Vorbereitung

Laden Sie die App Microsoft Lens über den App-Store Ihres mobilen Gerätes herunter und melden Sie sich in der App mit Ihrem Microsoft Schul- und Geschäftskonto an.

Scannen mit Microsoft Lens

Legen Sie Ihr Dokument auf eine glatte Unterlage. Das beste Ergebnis erzielen Sie, wenn der Kontrast zwischen Unterlage und Dokument möglichst hoch ist. Wie Sie an unserem Beispiel sehen, klappt es aber auch mit weißem Papier auf einem weißen Schreibtisch. 
Öffnen Sie Microsoft Lens und halten ihr mobiles Gerät in einigem Abstand über das Dokument. Der orangene Rahmen zeigt an, wo Microsoft Lens gerade Ihr Dokument vermutet. 
Drücken Sie auf den weißen Kreis, um das Bild aufzunehmen.

Nachdem das Bild aufgenommen wurde, zeigt Microsoft Lens noch einmal die automatisch erkannten Abmessungen und Ecken des Dokuments an. Diese lassen sich bei Fehlern noch einmal anpassen. Das Dokument wird dann automatisch so umgerechnet, dass sich auch bei einem schrägen Foto ein gerades Dokument ergibt.

Wählen Sie im nächsten Dialog Ihren Microsoft 365-Account aus. Sie können den automatisch vergebenen Titel auf Wunsch verändern. Dann wählen Sie in welcher Applikation das Dokument bereitgestellt werden soll. Hier wählen Sie standardmäßig PDF aus.

Speichern Sie für eine nahtlose Zusammenarbeit das Dokument in Ihrem OneDrive. Die Datei wird automatisch synchronisiert.

Nachdem die Datei übertragen wurde, können Sie den Dialog schließen. 
Ihr Scan steht jetzt in Ihrem OneDrive bereit.

Wenn Sie OneDrive mit Ihrem Computer synchronisieren, können Sie nahtlos mit Ihrem Dokument weiterarbeiten.

Weitere Hilfe

Haben Sie weitere Fragen? Können wir Ihnen bei Ihrer Büroarbeit mit ein wenig Technik-Know-How helfen oder benötigen Sie Lösungen für effektives digitales Arbeiten?
Schreiben Sie uns gerne unter mail@cpi.koeln oder rufen Sie uns an unter +49221 999 880 60.